مفهوم الإدارة الإلكترونية: اهداف واهمية وعناصر الادارة الالكترونية

شهد عصرنا الحالي تطورات تكنولوجية سريعة جدًا، وهذه التطورات جعلت جميع المؤسسات تواجه مشكلات عدة، ولذا لجأت إلى الادارة الالكترونية والاستعانة أيضًا بتكنولوجيا المعلومات واستخدام أساليب حديثة للوصول إلى أفضل مستوى من الإدارة والقيام بكل الأعمال على أكمل وجه.

مفهوم الادارة الالكترونية

أحد أساليب الإدارة المتطورة وهو نظام كنظام الإدارة العادية ولكنها تتم بشكل إلكتروني باستخدام التكنولوجيا الحديثة، حيث يتم القيام بجميع الأعمال بواسطة أجهزة الكمبيوتر والحاسب الآلي بديلًا عم الإنسان، لهذا يمكننا التخلي في هذا النظام عن أنظمة الكتابة البدائية والتدوين على الأوراق داخل الملفات، وتتم عملية التواصل باستخدام قنوات الاتصال الرقمي كالبريد الإلكتروني وغيرها من القنوات.

ما أهمية الإدارة الإلكترونية؟

تكمن أهميتها في الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها إذا تم مقارنتها مع الإدارة العادية في مشروع ما أو استخدامها في أحد المؤسسات الحكومية، ونذكر لك الأهمية التي منحتها للمؤسسات كالتالي:

السرعة

بكل تأكيد لا يوجد وجه مقارنة بين العنصر البشري والآلة في السرعة لأنه بكل تأكيد تتغلب الأنظمة الإلكترونية والحواسي على سرعة الإنسان، وبالتالي يتم إنهاء الأعمال بشكل أسرع من الإنسان بكثير.

الحد من التدخلات البشرية

قد يسهو الإنسان مسببًا الكثير من الأخطاء، ولكن مع النظام الإلكتروني يصعب وجود أخطاء، بالإضافة إلى أنها تقضي على الطرق الملتوية مثل التحايل والخداع والغش، وبالتالي تسير الأمور على طبيعتها.

توافر المعلومات

نظام الإدارة الإلكتروني يوفر لك المعلومات أينما كنت، ولهذا تستطيع اتخاذ القرار النهائي في أي وقت، ولذا يمكن العديد من المهام وإنجازها بشكل سريع وبسيط عن الإدارة العادية.

شفافية العمل

بهذا النظام يحصل جميع الأفراد على نفس الامتيازات التي تتناسب مع مجهودهم، لذا يتمكن جميع الأشخاص الحصول على نفس الخدمة بنفس الوقت وبنفس الامتياز دون اللجوء إلى الرشاوي وتفضيل شخص على آخر.

تخطي الزمان والمكان

الإدارة العادية تتطلب وقت كبير لنقل أحد الملفات من فرع إلى فرع آخر، بينما الإلكترونية تتخطى حدود الزمان والمكان فيصل الملف إلى أكثر من مكان في نفس الوقت خلال ثواني معدودة حتى لو كنت في أبعد مكان على الكرة الأرضية.

قلة التكلفة

تقوم الادارة الالكترونية بتقليل تكاليف العمل من أدوات ومعدات وأوراق ومستندات وأماكن لتخزينها، بالإضافة إلى تقليل عدد الموظفين، فهي تحل محل العنصر البشري وتتم المهام على أكمل وجه بأسرع وقت وأقل تكلفة.

ويمكن الحصول على أكثر من ذلك بكثير عند استخدامها في مجالات الحياة المختلفة، فعلى سبيل المثال يمكن استخدام الإدارة الإلكترونية في عملية إدارة البنوك مثل بنك مصر، وليكن شركة we كمثال حيث تعتمد عليها في تقديم خدماتها للعملاء، وهكذا.

ما هي خصائص الإدارة الإلكترونية؟

تتمتع الادارة الالكترونية بالعديد من الخصائص والتي تساعدها على القيام بعملها على أكمل وجه في أقل وقت وبأعلى جودة وتأتي خصائصها كالتالي:

• استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات في القيام بأعمالها وتقديم خدماتها المختلفة.
• الوضوح والشفافية.
• القضاء على البيروقراطية والهرمية في التنظيم.
• توضيح إجراءات العمل المختلفة وتبسيطها.
• سرعة الاستجابة لطلبات العملاء.
• تخطي حدود الزمان والمكان.
• رسم سياسات المؤسسة عن طريق التغذية العكسية.
• سرعة وصول الخدمات للعملاء بسرية تامة.
• إتاحة عدد كبير من الخيارات أمام العملاء.
• تنمية القدرات والمهارات التقنية لدى العاملين.
• استمرارية التواصل الفعال بين الإدارة والعمال.
• المساعدة على تزويد عملية الإنتاج.

أشكال الإدارة الإلكترونية

• النشر.
• التعليم.
• الصحة.
• التجارة.
• الأعمال.
• الحكومة.

أهم أهداف الإدارة الإلكترونية

في إطار تعريف الادارة الالكترونية وجب منا أن نشير إلى أهدافها الأساسية والتي تسعي دائمًا إلى تحقيقها، وهي كالتالي:

• تخفيض التكلفة الإدارية باعتبارها منظومة مترابطة ومتكاملة.
• تطوير منظومة العمل الإداري بالكامل واستبدال جميع عناصر بأدوات وأعمال إلكترونية.
• تحسين الخدمات التي تقدمها للمواطنين.
• رفع مستوى المنافسة الاقتصادية بين دول العالم.
• المساواة بشكل عادل بين الموظفين والمواطنين.

ما هي متطلبات تنفيذ الادارة الالكترونية؟

حتى يتم التحول من النظام العادي إلى الإلكتروني والاعتماد عليه بشكل أساسي يلزمك بعض المستلزمات والمتطلبات للتحويل، وهذه المتطلبات كالتالي:

• شبكة إنترنت سريعة  قوية آمنة.
• بناء شبكة ضخمة كبيرة متصلة مع بعضها.
• تدريب العنصر البشري على استخدام التقنيات الإلكترونية وتقديم الدعم الفني.
• تطبيقات لبرمجة أنظمة التشغيل بالمؤسسات.

اشهر سلبيات الإدارة الإلكترونية

معروف أن لكل شئ سلبيات مهما كثرت مميزاته، ولكنها لا تمثل عوائق تمنع الإدارة من تنفيذ مهامها على أكمل وجه، ومن أهم السلبيات كالتالي:

• خوف المؤسسات من التغيير.
• ضعف التنسيق وإمكانية تداخل المسؤوليات.
• نقص الاعتمادات المالية.
• غياب التشريعات.
• قلة الوعي بالمميزات التي تسعى المؤسسة لتوفيرها.
• في بعض الأحيان لا تتوافر وسائل مناسبة للاتصال.
• معوقات انتشار الإنترنت المعروفة مثل اللغة الإنجليزية والتكلفة العالية.
• قد تغيب الشفافية في معظم الأحيان.
• ارتفاع معدل البطالة.
• التعرض للتجسس الإلكتروني.